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Excel使用中的技巧种种

时间:2010-07-20 00:29来源:知行网www.zhixing123.cn 编辑:麦田守望者

现在的办公室里使用电子表格处理数据是越来越普通了,特别是会计人员更是接触甚多,那么如何高效的利用好这个软件,让我们的办公效率也不一般呢。...

对软件的熟练当然是重要的了,另一方面掌握其中的一些小的技巧也可以提高速度,这里不妨举出几个来和大家探讨。

一、文件信息保护技巧

1.防止别人修改文件

自己做了一个文件,总是不想让人把他的想法强加给自己,修改自己的文件,甚至有时候文件很重要。那么这里介绍一个办法只允许别人添加数据或者参考而不准修改表格格式(因为复杂的表格是要花大力气才能做好的哟)。

为了防止别人修改单元格,可以把它设置为“只读”。把不需要保护的的单元格选定,单击右键,选择“设置单元格”,将保护标签中的锁定复选框清除,然后对该工作表设置保护。此时,锁定的单元格是只读的,刚才已被清除锁定复选框的单元则可以正常输入。如果要更加保密连内容也不让别人看到,就在确定这些单元保护标签中的锁定复选框是选中的情况下,再选择隐藏即可,这样将不显示这些单元其中的内容。但是必须对工作表或工作簿实施保护后,你的保护和隐藏才有效。具体操作是(可用工具菜单下行、列、工作表中的“隐藏”命令,也可采用拖拉“行号、列标”的方法)依次单击“工具—保护—保护工作表”,弹出“保护工作表”对话框。该框中有“内容”、“对象”、“方案”三个复选项,当“内容”复选项被选中时,可实现禁止更改单元格中的内容、禁止查看工作表实施保护之前隐藏的行与列、禁止查看隐藏在单元格中的公式及禁止更改图表选项等;如将对话框中的“对象”复选框选中,将不能更改插入的图片、艺术字、图表、添加或编辑批注等对象项目;而“方案”复选框被选中时,则禁止查看隐藏的方案及对设置了防修改的方案进行改动或删除。

2.对工作表加密

单击“保存”命令后,调出“另存为”对话框,在该框中输入完文件名,再单击“选项”按钮,将“保存选项”对话框打开,输入自己的密码,再按“确定”。当重新打开文件时就要求输入密码,如果密码不正确,文件将不能打开。

这样,工作表中内容就有效的隐藏或者被加密了,如果是加密了,那么一定要记着自己的密码,因为在下次打开的时候要输入正确的密码才能打开。

二、数据信息的输入技巧

1.数字信息输入技巧

在Excel工作表中输入大量的带有小数位的数字时,按照普通的输入方法,一般会按照数字原样大小直接输入,例如现在要在单元格中输入7.15这个数字时,我们会把“7.15”原样输入到表格中。不过如果需要输入大量带有小数点的数字时,再按照上面的方法输入的话,工作效率就会降低。其实,我们可以使用Excel中的小数点自动定位功能,就能快速的提高输入速度。先在Excel的编辑界面中,依次选定“工具”/“选项”/“编辑”标签,在弹出的对话框中选中“自动设置小数点”复选框,然后在“位数”微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数就可以了。以后我们再输入带有小数点的数字时,直接输入数字,而小数点将在回车键后自动进行定位。例如,我们要在某单元格中键入0.09的话,可以在上面的设置中,让“位数”选项为2,然后直接在指定单元格中输入9,回车以后,该单元格的数字自动变为“0.06”。

2.文本信息输入技巧

假如有现存的文本文件就可以直接把它导入近来了。在Excel XP编辑区中,选定菜单栏中的“数据/获取外部数据/导入文本文件”命令,然后在导入文本会话窗口选择要导入的文本文件,按下“导入”钮以后,程序会弹出一个文本导入向导对话框,您只要按照向导的提示进行操作,就可以把以文本格式的数据转换成工作表的格式了。

三、操作中的技巧

1.去掉其中的网格线

(1)除去编辑窗口中的表格线,单击“工具”菜单中的“选项”,再选中“视图”,找到“网格线”,取消选择。

(2)除去打印时的表格线

有时在编辑时有未定义的表格线,一般情况下在打印时是不会打印出来的,可有时却打印出来了。要除去这些表格线,只要在单击“文件”、“页面设置”、“工作表”菜单,点击一下“网格线”左边的选择框,取消选择“网格线”就行了。

2.快速地复制单元格的格式

要将某一格式化操作复制到另一部分数据上,可使用“格式刷”按钮。选择含有所需源格式的单元格,单击工具条上的“格式刷”按钮,此时鼠标变成了刷子形状,然后单击要格式化的单元格即可将格式拷贝过去。

当然,这里只是列举了众多技巧里的几个,许多的技巧还需要我们在学习和工作中不断的积累。
 

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标签(Tag):EXCEL Excel2007 Excel技巧 Excel2010 Excel教程 excel实例
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